Die Hausverwaltung der Zukunft

Die Hausverwaltung spielt eine zentrale Rolle, wenn es um das reibungslose Zusammenleben, die Langlebigkeit eines Objekts und die Bewirtschaftung eines Hauses geht. Ihre Tätigkeitsbereiche sind vielfältig. So fallen zum Beispiel die Organisation und Abwicklung der laufenden Erhaltung und Verbesserung der Baulichkeiten in ihren Aufgabenbereich. Die Erstellung von Instandhaltungsplänen, Auftragserteilung oder die Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten zählen ebenfalls zu den Pflichten. Es fallen aber auch allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Liegenschafts-, Gebühren- und Rechtsangelegenheiten oder der Kontakt mit Behörden an. Daneben sind auch Fragen der Haustechnik im Auge zu behalten. 

Immer stärker wurde in den letzten Jahren die soziale Komponente. Auf der kommunikativen Ebene müssen sich die Hausverwaltungen darum kümmern, dass Informationen an die BewohnerInnen gelangen, Bewohneranfragen beantwortet und Konflikte geschlichtet werden. 
Die Verwaltung der GBVs ist nach den Grundsätzen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit auszuüben. Zur Deckung der Auslagen für die Verwaltung einer Baulichkeit darf der Vermieter eine „Verwaltungskostenpauschale“ einheben. Die Herausforderungen in der Kommunikation, die zunehmende Digitalisierung und die immer komplexere Haustechnik verlangen eine neue Herangehens- und Denkweise. 

Vor diesem Hintergrund und aus dem Bedürfnis heraus, HausverwalterInnen eine Plattform für Austausch zu geben, wurde im Jahr 2023 das Projekt „Verwaltung der Zukunft“ ins Leben gerufen. In mehreren Workshops und drei thematischen Vertiefungsgruppen wurden unter der Leitung von realitylab Herausforderungen und neue Chancen für die Hausverwaltung beleuchtet. Das Projekt wurde finanziert durch die FFG (Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft); mitgewirkt haben zahlreiche GBV-HausverwalterInnen und Stakeholder aus verschiedenen Bereichen. Die wichtigsten Diskussionspunkte werden hier kurz erläutert.
 

Sanierung
Immer stärker rücken zahlreiche Herausforderungen im Zusammenhang mit der Sanierung und Dekarbonisierung von Gebäuden in den Fokus der Hausverwaltung. Insbesondere in älteren Siedlungen, in denen der Ausstieg aus Gas notwendig ist, kann der Umstieg auf ein klimaschonendes Heizungssystem technische, organisatorische und wirtschaftliche Herausforderungen bedeuten, vor allem, wenn keine Fernwärmeanschlussmöglichkeit besteht. Dabei wird auch die Frage, wie Hausverwaltungen solche Projekte kommunikativ begleiten, immer wichtiger. Dies reicht von der umfassenden Information und Einbindung der BewohnerInnen über die Einholung der Zustimmung bis hin zur Begleitung während der Umbaumaßnahmen, u.U. auch mit temporärer Umsiedlung der BewohnerInnen. Für diesen aufwändigen, jedoch notwendigen Prozess fehle es häufig an personellen wie finanziellen Ressourcen.

Einbindung der Nachbarschaft
Ein innovativer Ansatz für mehr Verständigung und Kosteneffizienz ist die Einbindung der Nachbarschaft, etwa anderer Wohnhausanlagen oder auch Gebäude der öffentlichen Verwaltung wie Schulen oder Amtsgebäude. Dies kann nicht nur positiv auf die Kosten von Sanierungsprojekten auswirken (z.B. Fernwärmeanschluss im ganzen Quartier), sondern auch zu einem effizienteren Austausch von Informationen und Ressourcen führen. Ähnlich wie die Projektentwicklungsabteilungen es bei großen Neubauprojekten tun (etwa bei Quartiersentwicklungen oder Bauträgerwettbewerben) sollten sich Hausverwaltungen vernetzen, um Workflows abzugleichen und Erfahrungen auszutauschen. 

Schnittstellen zwischen Projektentwicklung und Hausverwaltung schaffen
Um Effizienz und Wirtschaftlichkeit sicherzustellen, ist es aus Sicht der TeilnehmerInnen entscheidend, bei Neubauvorhaben die Hausverwaltung frühzeitig bereits in die Planungs- und Bauphase einzubinden. Das führt dazu, die Folgekosten besser abschätzen und die Lebenszykluskosten besser handhaben zu können. Die Kommunikation mit ArchitektInnen, die Teilnahme von Bauleitern an Hausversammlungen und die Einbindung in kommunikative Konzepte sind Schlüsselelemente. Eine Hausverwalterin berichtete von der in ihrem Unternehmen geübten Praxis, MieterInnen einige Wochen nach dem Einzug nach ihrer Zufriedenheit mit der Wohnanlage insgesamt sowie zu konkreten Planungsdetails zu befragen. Anschließend findet eine Hausversammlung samt Begehung statt. Die ArchitektInnen bekommen so die Gelegenheit, mit den MieterInnen in einen Austausch zu treten und das Feedback in zukünftige Planungen einfließen zu lassen.

Ebenso sollte die Einbindung sozialer Partner - sofern sie verfügbar sind – auch bei Sanierungsprojekten genutzt werden. Weiters könnten in den Sanierungsprozessen BewohnerInnen an Entscheidungen in vorgegebenen Maß mitwirken können, um so Konflikte zu minimieren und die Identifikation mit dem Wohnraum zu stärken.

Ausbildung und Soft Skills
Die Rolle der Hausverwaltung hat sich gewandelt. Ein Hausverwalter formulierte es so: „Früher hieß es, der Hausverwalter kommt, jetzt müssen wir brav sein. Heute ist das umgekehrt – der Hausverwalter muss brav sein.“ Hausverwalter sind mit immer mehr Konflikten und Kommunikationsaufgaben befasst. Dies sollte sich auch besser in der Ausbildung der HausverwalterInnen widerspiegeln, so die TeilnehmerInnen.

Finanzierung der Kommunikationsmaßnahmen
Eine große Frage bei den Stakeholdern war die Frage der Finanzierung. Wie können die angesprochenen Kommunikationsleistungen finanziert werden? Vor allem bei Sanierungsprojekten, wo im Regelfall keine gesonderte Finanzierung für die kommunikative Begleitung vorgesehen ist, kann dies zu wirtschaftlichen Problemen führen. Positiv wird hingegen gesehen, dass diese Kosten bei Neubauprojekten in gewissem Ausmaß darstellbar sind (in Wien etwa über die Säule der „sozialen Nachhaltigkeit“ im Rahmen der Wohnbauförderung) und die verschiedenen Kommunikationsmaßnahmen gerne genutzt werden. Eine Chance wurde auch in der Digitalisierung und Automatisierung gesehen: Je mehr Routineanfragen durch künstliche Intelligenz vorbearbeitet werden können, desto mehr werden MitarbeiterInnen verfügbar für die unersetzbare persönliche Kommunikation mit den BewohnerInnen.

Die seelische Gesundheit der Hausverwalter im Blick behalten
Durch die bereits erwähnten Herausforderungen ist es für Hausverwaltungen immer schwieriger MitarbeiterInnen zu finden. Der psychische Druck ist für viele nicht einfach. Sie werden primär als Beschwerdeinstanz wahrgenommen und die zahlreichen anderen Aufgaben, die ordentlich erfüllt werden, fallen nicht auf und / oder werden nicht wertgeschätzt. Der Hinweis, auf die psychische Gesundheit der HausverwalterInnen zu achten, kam daher von mehreren PraktikerInnen.

Wie geht es weiter?
Das Projekt „Verwaltung der Zukunft“ ist zwar formell abgeschlossen, versteht sich aber als Auftakt zu weiterer Vernetzung und Vertiefung. So soll ein HausverwalterInnen (HV-)Forum etabliert werden, bei dem sich im Quartalsabstand HausverwalterInnen verschiedener GBVs treffen und über ihre Erfahrungen und neue Lösungsansätze austauschen. Im Rahmen der Arbeitsgruppe, die sich mit der Vernetzung zwischen Hausverwaltung und Projektentwicklung befasst hat, wurde die Idee einer GIS-basierten Dekarbonisierungsplattform (weiter)entwickelt, welche liegenschaftsübergreifend Objektinformationen zusammenträgt und zu einer digitalen und sozialen Austauschplattform über (geplante) Dekarbonisierungsprojekte werden soll. Schließlich sollen die Anregungen der Arbeitsgruppen auch in Seminare und Ausbildungsformate für HausverwalterInnen einfließen.

Weitere Informationen sowie das Anmeldeformular zum (HV-)Forum finden Sie hier: Verwaltung der Zukunft, Anmeldeformular