Weitergabe von E-Mail-Adressen

E-Mail-Adresse und Herausgabe durch den Hausverwalter im Rahmen der Verwalterpflichten
Die DSB und das BVwG sind sehr streng bei der Beurteilung der Frage, ob ein Hauverwalter Adressdaten (Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) herausgeben darf. Der Verwaltervertrag und die Pflichten des Verwalters iSd § 20 WEG können nur sehr bedingt als Grundlage hierfür herangezogen werden. Erst kürzlich hat das BVwG in einer Entscheidung zur Weitergabe einer E-Mail (inkl. Inhalt) festgehalten, dass es sich bei der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht um einen „internen“, quasi „privaten“ Kreis handelt. Es ist daher auch bei der Kommunikation innerhalb der Wohnungseigentümer auf die Geheimhaltungsinteressen innerhalb dieser Gemeinschaft Rücksicht zu nehmen. 

Die E-Mail-Adresse darf der Hausverwalter – aufgrund einer besonderen Missbrauchsanfälligkeit – nur dann an andere Wohnungseigentümer herausgeben, wenn eine Einwilligung dazu vorliegt (§ 20 Abs 8 2 HS WEG). Diese neue Regelung steht auch in einem gewissen Spannungsverhältnis zu § 24 Abs 5 WEG. Wenn der Wohnungseigentümer verlangt, dass Zustellungen nur im elektronischen Weg erfolgen sollen, dann ist dies nicht als Einwilligung zur Herausgabe der E-Mail-Adresse zu sehen. Auch wenn die E-Mail-Adresse zur generellen Kommunikation mit dem Wohnungseigentümer verwendet wird, ist dies keine Einwilligung im gesetzlichen Sinn. Die Zustellung iSd § 24 Abs 5 WEG oder die sonstige Kommunikation per E-Mail erfüllen einen anderen Zweck als die Herausgabeverpflichtung des § 20 Abs 8 WEG. Diese Wertung in § 20 Abs 8 WEG führt mE auch dazu, dass sonstige Datenweitergaben an Dritte durch den Hausverwalter wohl in Hinkunft noch kritischer gesehen werden, insbes. wenn es sich um E-Mail-Adressen (oder auch den Inhalt von E-Mails) handelt. 

Datenschutzrechtliche Anforderungen an eine Einwilligung
Die Einwilligung wird in Art 4 Z 11 DSGVO definiert, und stellt jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung (Erklärung / bestätigende Handlung) dar, mit der die Wohnungseigentümer in die Weitergabe der E-Mail-Adresse für Anliegen eines anderen Wohnungseigentümers im Zusammenhang mit der Ausübung von Rechten und Gestaltungsmöglichkeiten, die sich aus dem Wohnungseigentum ergeben, einwilligen. Ein Hausverwalter, der Einwilligungen iSd § 20 Abs 8 WEG einholt, muss diese iSd Nachweispflicht dokumentieren. Eine Einwilligung muss auch einen Widerrufshinweis enthalten. Es ist noch nicht ausjudiziert, welche Folge ein fehlender Widerrufshinweis hat. Der OGH hat in Verbrauchersachen jedoch bereits entschieden, dass das Fehlen einen Verstoß gegen das gesetzliche Transparenzgebot im Unternehmer-Verbraucher-Verhältnis darstellt.

Auch ein Widerrufsmanagement bezüglich erteilter Einwilligung ist einzurichten, und sicherzustellen, dass Widerrufe unverzüglich umgesetzt werden, sodass die E-Mail-Adresse eines widerrufenden Wohnungseigentümers nicht (mehr) weitergeben wird. Wird eine im Rahmen einer Einwilligung mitgeteilte E-Mail-Adresse nicht für andere Zwecke (übliche Kommunikation, Zustellungen iSd § 24 Abs 5) benötigt, dann ist diese auch aufgrund der Zweckerfüllung zu löschen, da zu dieser Person noch andere Kommunikationskanäle vorliegen. Es empfiehlt sich jedoch, die Einwilligung weiterhin aufzubewahren, da im Rahmen eines möglichen Beschwerdeverfahrens bei der DSB eventuell ein Nachweis über die erteilte Einwilligung erbracht werden muss. 

Es ist auch zu prüfen, ob die Weitergabe der Adressdaten bereits im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten iSd Art 30 DSGVO ausreichend dokumentiert ist und ob dies auch in der Datenschutzinformation für Wohnungseigentümer iSd Art 13 DSGVO bereits enthalten ist. Ist dies nicht der Fall, dann sollten diese Unterlagen überarbeitet werden. Die neue, ergänzte Datenschutzinformation sollte dann auch allen Wohnungseigentümern zur Kenntnis gebracht werden, zB durch einen besonderen Hinweis in der Kommunikation (Hinweis in Schreiben, E-Mail-Footer). Erfolgt eine Weitergabe der Daten bevor die Wohnungseigentümer iSd Art 13 DSGVO darüber in Kenntnis gesetzt wurden, wenn dies nicht schon in der bestehenden, den Wohnungseigentümern zur Kenntnis gebrachten Datenschutzinformation enthalten ist, stellt dies eine Verletzung der Informationsverpflichtung und damit eine Verletzung der Bestimmungen der DSGVO dar.  

Untersagung der Datenweitergabe
Ein Wohnungseigentümer kann die Datenweitergabe durch den Hausverwalter nur in eingeschränktem Maß untersagen. Er/Sie muss dem Hausverwalter zumindest eine alternative Zustellanschrift oder eine E-Mail-Adresse mitteilen. Wird für diesen Zweck nur eine E-Mail-Adresse mitgeteilt, dann wird darin wohl auch eine Zustimmung zu verstehen sein. Wenn daher der Wohnungseigentümer diese Zustimmung zurückzieht, wird er eine andere Zustellanschrift (Postanschrift) bekannt geben müssen, um dem Hausverwalter die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung zu ermöglichen.

Zweckbindung bei der Datenweitergabe
Ein anfragender Wohnungseigentümer muss dem Hausverwalter den Zweck der angefragten Adressen der anderen Wohnungseigentümer bekannt geben; tut er dies nicht oder nur ungenügend wird der Hausverwalter hier eine Erkundigungspflicht haben. Der vom Wohnungseigentümer intendierte Zweck muss „im Zusammenhang mit der Ausübung von Rechten und Gestaltungsmöglichkeiten, die sich aus dem Wohnungseigentum ergeben“, stehen. Andere Weitergabezwecke werden von dieser gesetzlichen Herausgabepflicht nicht mitumfasst. Der anfragende Wohnungseigentümer darf die mitgeteilten Daten auch nur für den konkreten Zweck verwenden. Nach Zweckerfüllung wird der Wohnungseigentümer die übermittelten Adressen auch nicht weiterhin aufbewahren dürfen, sondern diese löschen müssen. 

Dr. Thomas Schweiger, LL.M. ist Rechtsanwalt in Linz und zertifizierter Datenschutzbeauftragter. Zu diesem Thema findet auch ein Webinar der GBV Akademie statt: DSGVO - Datenschutz und gemeinnützige Bauvereinigungen: Was gibt es Neues? (Fit & Proper) 28. Februar 2022, 09:00-ca. 17:00 Uhr, via Zoom https://gbv-akademie.at/images/Ausschreibungen/Webinare/2022/GBV-Akademie_Webinarausschreibung_DSGVO_Datenschutz_Was_gibt_es_Neues_28022022.pdf